メールマガジン配信の実務【起きやすいミスを防ぐ】
メールマガジンの配信には、メール配信専用のツールを使います。
ですが、結局のところ、人が操作しますので、気を付けていてもミスはつきものです。
今回は、メールマガジン配信の実務【起きやすいミスを防ぐ】を考えてみました。
１．人が原因の配信ミス
配信操作・運用
- 制作中のメールマガジンを配信してしまった。
- 古いメールマガジンを配信してしまった。
- 配信設定のし忘れなどで、指定した日時にメールマガジンが配信されなかった。
- イベントの案内メールをイベント終了後に配信するなど、配信日時を間違ってしまった。
- 配信対象以外の読者に、メールマガジンを配信してしまった。
- 配信解除をした方に、メールマガジンを配信してしまった。
- 名前の後ろに「様」をつけずに、メールマガジンを配信してしまった。
- 効果測定の設定をしないまま、メールマガジンを配信してしまった。 …etc
内容
- 誤字・脱字がある。
- レイアウトが崩れている。
- 商品名や人名など名称の誤り。
- 価格や値引きなどの数字の誤り。
- イベントなどの日時の誤り。
- リンクをクリックした先のURLの誤り。
- 誰かやどこかの会社の誹謗中傷に当る内容。
- 表現方法が社内の雰囲気にあっていない。 …etc
上記項目のミスは、イージーなミスばかりで、「こんなミスするの？」と思われがちですが、担当者1人で運用していると、起きやすい配信ミスです。
作業自体は1人で行ったとしても、配信日時や製作中のテストメールを、複数人でチェックし、確認することが望ましいでしょう。
個人情報の漏えい
- メールマガジンの宛先を、メールのTO欄やCC欄に入れてしまい、配信先アドレスが読者に漏れてしまった。
このミスは、メール配信システムを使用すれば起きることはないことですが、配信アドレス数が少ないと、配信先アドレスを手動でBCCに入れて一斉配信している会社が多いです。漏えいのミスを防ぐためにも、配信システムを利用しましょう。
２．システムが原因の配信ミス
メール配信システム
- メール配信システムのエラーで、配信完了するまでに時間がかかってしまった。
（メール配信に利用しているサーバーが原因）
ほとんど起きることのないケースですが、まれにメール配信システムが利用しているサーバーがエラーを起こし、配信が完了するまでに時間を要してしまうことがあります。
正直、このエラーが起きないメール配信システムツールを選ぶことは不可能に近いです。
たとえば、違うメール配信システムを使ってたとしても、そこの会社が同じサーバーを使っていれば、同じようなエラーに巻き込まれます。
選定する上で大事なのは、迅速に対応してくれるメール配信システム会社がどうかです。
早ければ数時間後には復旧したりしますが、遅い対応だと比例して予定していた配信も遅くなってしまいます。
（システム会社は、たいてい土日が休みなので、サポートが遅れる休日の配信を避けるという選択してもいいでしょう。）
個人情報の漏えい
- メール配信システムに不正アクセスされ、個人情報が持ち出されてしまった。
システム自体が不正アクセスされ、個人情報が漏えいするケースはまれです。
それよりは、配信のために共有していたIDやパスワードが漏れてしまい、不正アクセスに繋がるケースの方が多いと思われます。
できることなら、登録している個人情報のダウンロードにもパスワードが掛かっている配信システムを選びましょう。
３．ミスが起きたとしても、読者に不利益を与えないミスに留めること
どんなに注意深くしていたとしても、人が制作をして操作する以上、ミスはつきものです。
ただし、ミスにも「読者の不利益になるミス」と「読者の不利益にはならないミス」があります。
たとえ起きたとしても、「読者の不利益にはならないミス」に留めるよう、環境や体制を整えておく必要があるのではないでしょうか？